Odpowiedzią na to pytanie jest po części rozwinięcie nazwy tego pierwszego, a mianowicie „biurem” nazywa się najczęściej „lokal biurowy” albo „pomieszczenie biurowe”. Jak więc się można domyślić, lokale czy pomieszczenia biurowe to (zwykle umeblowane) zamknięte przestrzenie zaczynające się od 6 m² podłogi w przypadku lokalu przeznaczonego dla jednej osoby. Powierzchnie biurowe to większe przestrzenie (zwykle powyżej 100 m²), które dzieli się na mniejsze lokale w zależności od potrzeb lub wynajmuje umożliwiając najemcom ich dowolną aranżację i podział na open space, biura, „gorące biurka”, sale konferencyjne itp.

Ta zasada oceny atrakcyjności biura jest tak oczywista, że musimy o niej zacząć. O ile w przypadku budowy domu czy kupna mieszkania, każdy kalkuluje relację cena/powierzchnia/odległość od centrum (lub lasu/gór/jeziora – zależnie od osobistych preferencji), o tyle dla potencjalnych pracowników, a co za tym idzie dla ich szefów, to właśnie lokalizacja jest pierwszym punktem oceny atrakcyjności biura. Dwa dodatkowe elementy zwiększające wagę tego kryterium to plan pozyskiwania klientów „z ulicy” (takich, którzy mają zobaczyć logo naszej firmy przechodząc obok biura chodnikiem) oraz ekspozycja marek premium, czyli np. znanych kancelarii prawnych, które dbając o swój wizerunek decydują się wyłącznie na prestiżowe adresy.

Generalnie żaden pracownik nie chce poświęcać dwóch godzin dziennie na dojazd i powrót z pracy, więc odległe, źle skomunikowane biura będą atrakcyjne tylko dla tych, którzy mieszkają w ich bezpośredniej okolicy. W praktyce oznacza to małe, lokalne firmy. Jeśli natomiast chcemy zainwestować w większe powierzchnie biurowe, to dla zasady szukamy dobrze położonych obiektów z łatwym dojazdem (liczne węzły komunikacyjne) z różnych stron miasta, właśnie po to, aby lokalizacja ta odpowiadała wszystkim pracownikom. Wówczas centrum – tak. Wspomniane obrzeża – niekoniecznie, chyba, że z myślimy o powierzchniach magazynowo-biurowych; w ich przypadku zasady są jeszcze inne.

Nie chcielibyśmy kupić kilkuset metrów przestrzeni biurowej w obiekcie, który jest samowolą budowlaną, prawda? Niby wszystko powinno się zgadzać, a kwestie formalnoprawne powinien dla nas zweryfikować pośrednik nieruchomości, ale jeśli kupujemy biuro samodzielnie, to warto pamiętać o tym, aby sprawdzić księgę wieczystą – dzięki temu będziemy mieć pewność, że nieruchomość nie jest np. obciążona długami, nie jest obciążona prawem dożywocia (jeśli np. planujemy przekształcić mieszkanie w biuro) oraz czy nie ma wzmianek o wnioskach, które wpłynęły w związku z tą nieruchomością do sądu, bo może się okazać, że np. ktoś trzeci właśnie rości sobie do niej prawa.

O ile nie jesteśmy inżynierami budownictwa, raczej nie będziemy w stanie samodzielnie ocenić, czy budynek ma stabilne fundamenty i prawidłowe przyłącza. Na szczęście to nie powinno być naszym zmartwieniem; od tego są odbiory techniczne i prawo budowlane, które to reguluje – może tylko w przypadku starszych budynków warto na ich oględziny zabrać kogoś znającego się na tym fachu. Sami musimy ocenić to, co widać gołym okiem, na przykład liczbę kondygnacji oraz wind (obowiązkowe powyżej czterech kondygnacji), stan ścian, podłóg, klatek schodowych, stolarki okiennej czy zabezpieczeń przeciwwłamaniowych. Interesować nas (w perspektywie ewentualnej przebudowy lub dzielenia powierzchni) powinno położenie ścian nośnych, zabezpieczeń przeciwpożarowych oraz dróg ewakuacyjnych. Nie ignorujmy też walorów estetycznych, czyli widoku z okna, wykorzystanych materiały wykończeniowych oraz oczywiście wyglądu samego budynku i elewacji, za który niekoniecznie chcielibyśmy się przez wiele następnych lat wstydzić; przecież to na niej będzie widniał szyld z logo naszej firmy.

Ważne: jeśli okolica budynku nie jest jeszcze w pełni zagospodarowana, warto zerknąć do Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego, aby się nie okazało, że za kilka lat, z naszej wypieszczonej, reprezentacyjnej sali konferencyjnej, będziemy mieli widok wprost na nowiutki... cmentarz.

Lokalizacja jest podstawą, jak już pisaliśmy. Ją jednak potraktujmy jak kryterium 0, czyli absolutnie obowiązkowe. Trzema kolejnymi kryteriami oceny atrakcyjności biura, które byśmy wskazali są kolejno: cena, okoliczna infrastruktura, standard biura. Przejdźmy na szybko przez wszystkie trzy.

Cena. Temat rzeka. Kiedy jest atrakcyjna? Nie jest to tak proste, jak porównanie cen dwóch mieszkań, które znajdują się w podobnej okolicy i mają podobny metraż. W przypadku nieruchomości biurowych wziąć pod uwagę musimy też prestiż adresu (np. warszawska al. Szucha zawsze będzie robiła korzystne wrażenia na potencjalnych kontrahentach), bliskie sąsiedztwo innych, znanych przedsiębiorstw (mieć Google za sąsiada to coś, czym można się chwalić), standard wykończenia budynku (np. liczbę i szybkość wind w przypadku wieżowców), jego estetykę, projekt znanego biura architektonicznego, energooszczędność, zabytkowość (przedwojenne kamienice przerobione na biura zawsze będą w cenie), ekologiczność i wiele, wiele innych kryteriów. W tym konkretnie przypadku odradzamy samodzielne szacowanie wartości powierzchni biurowej i sugerujemy zlecenie tego specjalistom – to naprawdę nie jest proste.

Infrastruktura. Okolica to nie tylko efektowny adres i dobra komunikacja. Infrastruktura otaczająca budynek to również kwestia tego, czy pracownicy mają np. gdzie wyjść na lunch, skoczyć po gazetę czy zrobić szybkie zakupy. To łatwy dostęp do lokali usługowych, podjazdu dla niepełnosprawnych, stojaków na rowery, miejsc do spędzenia czasu po pracy, czy też bezpośredniego, zielonego sąsiedztwa obiektu, na którym można zapalić papierosa lub pomyśleć nad projektem siedząc w hamaku np. w ogrodzie lub na patio. Wartość obiektu podnosi również podziemny garaż oraz łatwo dostępne dla pracowników miejsca parkingowe.

Standard. Na ten element mamy najwięcej wpływu, ale tylko we wnętrzu naszego biura. Standard samego budynku (o ile nie kupimy całego) w mniejszym stopniu zależy od nas, a w zdecydowanie większym od jego zarządcy. Wiadomo więc, że zadbane klatki schodowe, taras na dachu czy sprawne windy będą dla nas ważne, podobnie jak ogólnodostępny, szybki Internet, lobby, recepcja, ochrona itp. Na te elementy musimy zwrócić uwagę zawczasu; standard samego biura będziemy mogli poprawić już po zakupie. Jak to zrobić? O tym piszemy w następnym punkcie.

Jeśli kupiłeś biuro na wynajem, musisz zadbać o to, aby przyciągało uwagę klientów. Czyli? Potrzebne będą dobre zdjęcia wnętrza, bo wiadomo, że zwłaszcza w Internecie, najpierw się ogląda, a dopiero później czyta. A aby mieć dobre zdjęcia wnętrza, nie wystarczy dobry fotograf, ale też samemu wnętrzu trzeba poświęcić trochę uwagi. Jak sprawić, aby było ono atrakcyjne dla najemcy, a jednocześnie nie kosztowało góry złota?

Powiedzmy sobie to wprost: open space’y to nie jest to, do czego się tęskni. Owszem; taka powierzchnia może być efektywna biznesowo, zwłaszcza jeśli prowadzi się call center, ale w zasadzie łatwo ją zorganizować od zera i to niekoniecznie ona przyciągnie uwagę do naszej oferty. Przyciągną je natomiast drobne udogodnienia oraz… dużo, dużo światła. Nie tylko dlatego, że zdjęcia wnętrza zalanych światłem robią dobre wrażenie – nic tak nie odrzuca jak nieprzyjaźnie ciemne biuro. Warto też poznać kilka nowych trendów we wnętrzach, np. wielofunkcyjne meble czy budki do tworzenia małych stref zamkniętych. Elementy wnętrza wyglądające na praktyczne i innowacyjne zawsze będą odbierane bardzo korzystnie.

Ważny jest oczywiście stan ubikacji i łazienki oraz tak podstawowe urządzenia jak zmywarka czy ekspres do kawy w ładnie zaaranżowanej kuchni lub aneksie kuchennym. Jeśli chodzi o same wnętrza, to większość stanowisk pracy jest mocno ustandaryzowanych, ale warto (przy większych powierzchniach) wyznaczyć strefę relaksu z pufami go leżenia oraz wiszącymi krzesłami brazylijskimi i bocianimi gniazdami – ten ostatni detal jest bardzo tani, a buduje wrażenie przytulności i komfortu. Wrażenie te budują też dekoracje, czyli kolejny, niewielki wydatek, który dobrany ze smakiem zdejmuje z wnętrza wrażenie nieprzyjaznej surowości.

Jest jednak jedno ale: zupełnie inaczej sytuacja wygląda w przypadku topowych inwestycji i lokalizacji. Gdy kupowana przestrzeń jest bardzo cenna i siłą rzeczy chcemy oferować ją w wysokich kosztach najmu, wówczas nie ma taryfy ulgowej – potrzebny jest dekorator wnętrz i dopieszczenie biura w najmniejszych detalach. W przypadku powierzchni premium zwróci się to na pewno.

W zasadzie tak samo, jak każdą inną nieruchomość: najlepiej z oszczędności własnych lub firmy. Tak, wiemy, jest to porada typu „zmień pracę, zarabiaj więcej”. Możemy oczywiście posiłkować się w tym przypadku kredytem hipotecznym, dlatego w tym miejscu odsyłamy do naszych pozostałych poradników, zwłaszcza do tych trzech: Kredytowe Q&A, Kredyty hipoteczne – na co zwrócić uwagę w umowie oraz Kredyt hipoteczny krok po kroku. Pamiętać przy tym musimy o kosztach dodatkowych zaciągania kredytu hipotecznego, podatkach do zapłacenia oraz nieco innych zasadach kredytowania firm i osób prywatnych. Wątek kredytowania przedsiębiorstw rozwinęliśmy w poradniku: Kredyt hipoteczny a działalność gospodarcza.

Prestiż i widoki – te dwa elementy można wskazać intuicyjnie. Posiadanie biura w kompleksie w którym apartament kupił Robert Lewandowski (Złota 44 w Warszawie), z pięknym widokiem na morze (Sea Towers w Gdyni) czy w najwyższych wieżowcu Unii Europejskiej (Varso Tower)… tak: to kusi. Czy jednak warto inwestować w powierzchnie biurowe znajdujące się tak modnych i głośnych inwestycjach? Odpowiedź brzmi: to zależy. Przyjrzyjmy się kilku zaletom najmłodszej ze wspomnianych: Varso Place, kompleksu, do którego należy właśnie Varso Tower.

Najwyższy wieżowiec Unii Europejskiej – już samo to brzmi dumnie. Nie wszyscy jednak wiedzą, że Varso to nie tylko wspomniana, najwyższa igła (budynek Varso Tower), ale też dwa niższe budynki znajdujące się za nią (patrząc od strony dworca Warszawa Centralna), nazwane odpowiednio Varso 1 oraz Varso 2, podczas gdy cały kompleks nazywa się Varso Place.

W jednym z niższych budynków Varso znajduje się m.in. Cambridge Innovation Center, w skrócie CIC Warsaw, czyli kompleks biurowy, który może być dla nas punktem odniesienia. Już sama jego powierzchnia, 6500 m² robi wrażenie. Obejmuje ona 100 biur, przestrzeń coworkingową, 44 sale konferencyjne… ale to standardy. Na terenie są dwie przestrzenie do gier i zabaw, drukarnia 3D, Strefa Wellness, trzy huby innowacji oraz District Hall, czyli nieodpłatna przestrzeń do pracy i integracji dla startujących przedsiębiorców. Dodatkowo każdy kto siedzi w lobby na półpiętrze ma widok na znajdujące się powyżej szklane boksy – robią wrażenie. O restauracji i klubie innowacji znajdujących się na terenie CiC już nie mówiąc. Brzmi nowocześnie? Nie, to raczej dobry, współczesny standard – podobnie wyglądają np. biura Business Link, Brain Embassy czy HubHub. Inaczej mówiąc: czasy gdy w biurze wystarczyło postawić biurka i one same szybko się wynajmowały, raczej możemy już uznać za przeszłość.

Jeśli chcesz kupić biuro po to, aby prowadzić w nim działalność, to trzeba to uczciwie przyznać – są dwie wady takiego rozwiązania i obie są dość oczywiste: koszt i „uziemienie”. Kupno nieruchomości na własność to zawsze niemały wydatek na który zwłaszcza młode firmy zazwyczaj nie stać. Drugim minusem jest wspomniane „uziemienie”, czyli przywiązanie działalności do konkretnego miejsca, co może utrudnić plany przeprowadzki przedsiębiorstwa, jeśli ze względów biznesowych zdecyduje się ono w przyszłości np. zmienić miasto w którym posiada główną siedzibę.

Ale zalet jest więcej. Największą z nich jest gromadzenie majątku – podobnie jak w przypadku mieszkań, koszt wynajmu biura i koszt raty kredytu za jego kupno to podobne kwoty, lepiej więcej wydawać je na coś własnego, niż oddawać je komuś. Drugą zaletą jest to, że biuro posiadane na własność zabezpiecza nas przed podwyżkami czynszu, które są dość częste w przypadku wynajmowania powierzchni biurowej od firm zewnętrznych.

Trzecia, istotna zaleta to pewność wynikająca z tego, że właściciel czy właścicielka powierzchni nie wypowie nam umowy w chwili, gdy ktoś złoży jej ofertę z lepszymi warunkami wynajmu biura (tak: można się przed tym zabezpieczyć odpowiednimi umowami; ale nie na zawsze). A każdy przedsiębiorca wie, że przenoszenie firmy to nie tylko spore koszty i trudności logistyczne, ale też formalne – łącznie ze zmianą dokumentów firmowych, wizytówek, pieczątek z adresem firmy itp.. Krótko mówiąc: nikt tego nie lubi. I dlatego właśnie wszystkim życzymy, ale na wiele, wiele lat przeprowadzili się już do własnych, wymarzonych pomieszczeń biurowych.